Văn phòng với thiết kế mở
Hãy vận dụng những ý tưởng sau để đáp ứng sự đa dạng trong phong cách làm việc của mỗi nhân viên.
Nếu bạn kiểm soát quyền thiết kế không gian làm việc, có thể bạn cho rằng tăng cường sự gắn kết của đội ngũ nhân viên đồng nghĩa với việc vun đắp tinh thần đoàn kết giữa họ. Muốn đạt được điều này đòi hỏi không gian làm việc của nhân viên phải mở. Tuy nhiên, điều thực sự khiến nhân viên hài lòng lại phụ thuộc vào lối tư duy mở của bạn.
Kế hoạch thiết kế văn phòng mở có thể tiến rồi lại lùi. Việc cố gắng giữ thăng bằng chỉ khiến bạn thêm mệt mỏi. Thay vì đi theo những xu hướng đổi thay liên tục, hãy tập trung vào việc thiết lập một sự hài hòa giữa văn phòng kín và văn phòng mở, giữa sự độc lập và sự hợp tác, giữa quyền riêng tư và quyền tự do.
Những chiến lược sau đây giúp bạn định hướng cách bố trí văn phòng của mình.
Xem xét các lời phàn nàn
Nghiên cứu cho thấy nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên là không gian làm việc. Những lời than vãn về không gian văn phòng mở rất phổ biến, bao gồm tiếng ồn, không gian hội họp không đủ, đồ nội thất và sự phân chia vị trí làm việc thiếu linh hoạt. Bằng việc cải thiện cách sử dụng không gian, vấn đề này có thể được giải quyết.
Sử dụng không gian là một thuật ngữ mới thịnh hành. Nó nghĩa là gì?
Nhiều nhà sản xuất và nhà thiết kế đã đưa ra lời giải thích cho thuật ngữ này. Nói nôm na, sử dụng không gian nghĩa là làm cho không gian làm việc hỗ trợ công việc của người sử dụng nó. Sẽ là sai lầm khi bạn cho rằng ai cũng có cách làm việc giống nhau, từ đó bạn bài trí văn phòng theo hướng áp dụng chung cho tất cả. Karen Thomas, giám đốc công ty kiến trúc Lawrence Perry và Các Cộng Sự trình bày quan điểm về vấn đề này như sau “ Các nhà thiết kế và các nhà sản xuất sẽ tiết lộ một khái niệm mới đột phá và phổ biến khái niệm này đến mọi nơi. Tuy nhiên, rắc rối ở chỗ một giải pháp không áp dụng cho mọi tình huống. Một công ty công nghệ khác hoàn toàn một công ty kế toán hay một doanh nghiệp thương mại. Nếu một thiết kế không thích hợp với bản thân công ty và người sử dụng thì nó không mang lại hiệu quả. Hãy chú ý đến thực trạng của công ty để tạo ra sự cân bằng trong không gian làm việc. Cần hiểu rõ đặc thù công việc của tổ chức mình”.
Một tác phẩm thiết kế – thi công văn phòng có không gian mở của Zeigler Cooper
Tình huống thực tế
Công ty phần mềm tạo sự hài hòa trong thiết kế không gian mở và không gian riêng tư
(Công ty cung cấp dịch vụ phân tích và phần mềm quốc tế)
- Dự án: Datacert
- Địa điểm: Houston, bang Texas
- Đơn vị thi công: Zeigler Cooper
- Diện tích: 50,280 feet vuông, tức khoảng 4670 m2 cho 2 lầu
- Thời gian thực hiện: 16 tháng
- Chi phí: 861 USD/ m2 diện tích thuê, bao gồm nội thất, vật dụng và phí bảo trì; 258 USD/ m2
- Khẩu hiệu: Muốn dự án thiết kế thành công, hãy để phong cách làm việc quyết định
Tình huống:
Công ty chuyển địa điểm đến nơi có cách bố trí văn phòng khá mở nhằm thúc đẩy tinh thần hợp tác của nhân viên. Tuy nhiên, nhân viên vẫn có nhu cầu về sự yên tĩnh và quyền riêng tư . Mỗi phòng ban cần một kiểu thiết kế riêng được điều chỉnh theo sở thích và sử dụng đồ nội thất đa dạng theo từng nhu cầu.
Mục tiêu của dự án
- Đảm bảo tính khả thi và linh hoạt của các giải pháp đưa ra
- Duy trì sự yên tĩnh và riêng tư trong một môi trường công khai
- Hiểu rõ quy trình làm việc của mỗi nhân viên nhằm đáp ứng sự đa dạng trong về không gian.
Giải pháp
Trong khi các lập trình viên, nhân viên phòng nhân sự và nhân viên tổng đài vẫn làm việc tại các bàn ô vuông (xem hình minh họa), vài người trong số họ có thể lựa chọn làm việc tại các bàn tương tự nhưng có thêm cửa kéo nhằm gia tăng sự riêng tư về thị giác lẫn thính giác.
Ở cả hai tầng lầu, tất cả nhân viên đều có thể dễ dàng chia nhỏ hoặc ngăn phòng hội nghị lớn (vốn dành cho 14 người) thành những không gian nhỏ hơn để làm việc nếu họ không cần không gian lớn. Những khu vực này tạo sự yên tĩnh cho họ làm việc và không bị người khác quấy rầy. Nếu bố trí thêm thiết bị công nghệ ở đây thì càng tốt.
Không phải lúc nào quyền riêng tư cũng đồng nghĩa với việc có phòng làm việc riêng. Đôi khi riêng tư là hai đồng nghiệp có thể gặp nhau, trò chuyện cùng nhau mà không bị ai làm gián đoạn.
Jim Hanlin, giám đốc thiết kế nội thất doanh nghiệp của Ziegler Cooper (hãng thiết kế của dự án này) nói “Chủ đầu tư cho rằng khi một nhóm nhân viên được trang bị các tiện nghi thì ắt hẳn những nhóm khác cũng phải có. Tư tưởng này xuất phát từ sai lầm một giải pháp áp dụng cho mọi trường hợp. Thực tế, mỗi nhóm nhân viên cần một giải pháp riêng. Nếu hiểu rõ đặc thù công việc của họ và hỗ trợ họ một cách thích đáng thì sẽ không mắc phải sai lầm trên”.
Nghiên cứu phong cách làm việc
“Điều quan trọng chúng ta rút ra sau khi xem xét lời phàn nàn của nhân viên là vấn đề không nằm ở bản thân dự án văn phòng mở”. Scott Heagle, quản lý tiếp thị sản phẩm của xưởng chế tạo Steelcase cho biết. Cách tốt nhất để hỗ trợ nhân viên là cho họ sự lựa chọn và quyền chủ động.
Hãy để ý, mỗi ngày một nhân viên lặp đi lặp lại thứ tự sau: dành một đến hai tiếng họp với nhóm, sau đó kiểm tra email và dễ dàng bị gián đoạn công việc bất cứ lúc nào. Rồi cuối cùng, cũng có thời gian tập trung hoàn thành nhiệm vụ của bản thân. Heagle nói “Chúng ta đòi hỏi nhân viên của mình làm những công việc trên chỉ tại một vị trí duy nhất. Lúc này, rắc rối mới nảy sinh”.
Heagle cũng cho biết, cho phép đồng nghiệp dễ dàng tương tác với nhau và thúc đẩy mối liên kết giữa họ là một việc làm tốt cho doanh nghiệp. Ý nghĩa của sự cộng tác trong công việc không mất đi đâu cả. Song, bên cạnh nhu cầu tương tác với người khác, con người cũng có nhu cầu độc lập để có thể tập trung làm việc và nạp lại năng lượng.
Chỉ đơn giản là cho nhân viên có sự lựa chọn và cho họ các phương án thay thế là bạn đã đi đúng hướng. Janet Morra, Giám đốc thiết kế tại Margulies Peruzzi Architects bổ sung “Ở một số văn phòng, chúng ta thấy nhân viên trao đổi ngoài hành lang hoặc nói chuyện điện thoại tại quầy tiếp tân. Thực tế này cho thấy đã thiếu sót một điều gì đó. Lẽ ra các nhân viên này không phải rời khỏi nơi họ làm việc để thực hiện trao đổi với người khác nếu họ có được một không gian giúp họ toàn tâm toàn ý làm việc, nơi mà họ có thể trao đổi với bác sỹ của mình hoặc nói chuyện với con cái trong trường hợp cần thiết”.
Một giải pháp phổ biến là sử dụng vách ngăn hoặc chia nhỏ không gian cho hai hoặc ba người, Thomas nói. Kích thước của không gian là còn tùy trường hợp. Có khi một người cần sự yên tĩnh tuyệt đối để tiến hành cuộc hội nghị qua điện thoại, hoặc cũng có khi hai người cần nói chuyện riêng hoặc khi các nhóm nhỏ muốn làm việc cùng nhau.
Morra cũng cho biết “Một phòng hội nghị cỡ trung có sức chứa 12 người, trong khi một cuộc họp thường chỉ có 3 người. Nếu hai người cần có một cuộc nói chuyện riêng, họ chiếm luôn căn phòng vốn được thiết kế dành cho 12 người, và rồi những người cần dùng căn phòng đó khẳng định là họ cần thêm không gian để họp hành. Bằng việc bố trí một số lượng điện thoại và vách ngăn nhất định, căn phòng sẽ thực hiện đúng chức năng đã định. Sẽ đáng đồng tiền hơn nếu đầu tư cho 3 phòng hội nghị cỡ lớn thay vì 5 phòng, khi đó có thể tận dụng những không gian dư ra để phân thành các khu vực nhỏ hơn.
Tiếp đến là sử dụng không gian dành cho một nhóm từ sáu đến tám người. Đây là thử thách không hề đơn giản, cần có sự khéo léo trong thiết kế. “Nếu có thể lắp đặt càng nhiều thiết bị công nghệ, bảng dán thông báo, không gian tường có thể ghi chú thì càng có ý nghĩa. Một căn phòng với kích thước lưng chừng như thế này mà thiếu đi các tiện ích này thì sẽ không được sử dụng thường xuyên vì các tiện ích đó giúp con người giao tiếp và hợp tác với nhau”, Thomas giải thích. “Cần một nơi yên tĩnh để người cần làm ồn ào được tự do vì nơi này sẽ giúp tách biệt những người ồn ào này khỏi những nhân viên khác”.
Sẽ có lợi nếu nhìn nhận phong cách làm việc gồm có bốn kiểu: cá nhân, hợp tác, học hỏi và xã hội. Kiểu đầu tiên là cá nhân. Những người thuộc kiểu này cần không gian riêng tư để tập trung vào công việc. Kiểu hợp tác là cùng làm việc với người khác trong những hoàn cảnh trang trọng hoặc thân thiện. Kiểu học hỏi xuất hiện giữa hai hay nhiều người hoặc trong các buổi huấn luyện của công ty. Cuối cùng, giao tiếp xã hội cũng là một kiểu làm việc, thông qua thông tin trao đổi ở hành lang hay ở quán cà phê.
Mỗi phong cách làm việc nêu trên đều có giá trị như nhau, đồng thời cũng tiềm ẩn mâu thuẫn lẫn nhau. Nhân viên của bạn có thể rơi vào một trong bốn kiểu trên. Do đó, khi họ làm việc, hãy cho họ không gian riêng.
Tập trung vào sự khác biệt giữa các thế hệ
Không có gì ngạc nhiên để nhận ra rằng mỗi nhân viên có phong cách làm việc riêng. Bạn xem xét hiện có bốn thế hệ cùng làm việc tại một tổ chức: Traditionalist- những người sinh trước thế chiến thứ hai (giai đoạn 1925-1945), Baby Boomers- những người sinh sau thế chiến thứ hai (giai đoạn 1946-1964), Generation X- những người sinh trong giai đoạn 1965-1982 và Millenials- những người sinh sau năm 1982.Mỗi nhóm có một mong muốn riêng về âm thanh, tính thẩm mỹ, tiện nghi trong không gian làm việc và nhu cầu lao động của họ cũng khác nhau.
Công ty có thành công hay không tùy thuộc vào năng lực của bạn trong việc tuyển chọn, giữ, đưa ra cam kết và khích lệ bốn đối tượng trên. Hiểu rõ bốn phân khúc này và tập trung vào những gì họ mong muốn ở công ty.
Nhân viên càng trẻ càng ít có xu hướng quan tâm đến sự riêng tư trong không gian làm việc, Morra lưu ý. Họ sinh ra trong thời đại thông tin. Nhờ các thiết bị di động, họ có khả năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng lúc và làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu. Có thể họ có bàn làm việc riêng nhưng họ sẽ ngồi làm việc tại các ghế đặt ở sảnh.
Một số nhân viên lớn tuổi hơn muốn có không gian riêng để treo ảnh con cái và đảm bảo không bị ai quấy rầy. Morra cho biết. Cô cũng nói thêm “Đối với nhân viên thời vụ của công ty, khiến họ ủng hộ kế hoạch không gian mở là một việc khó khăn. Nhưng nếu các nhân viên này biết trước lợi ích họ được nhận, họ sẽ thấy hài lòng. Với nhiều nhân viên ở các độ tuổi khác nhau, thật khó dự liệu đối tượng/người nào sẽ ngồi làm việc ở đâu, do đó sự linh hoạt là điều quan trọng nhất cần lưu ý. Càng tạo ra sự linh hoạt trong không gian làm việc, kế hoạch càng thành công về lâu về dài.”
Tập trung vào sự linh hoạt
Sự riêng tư không có nghĩa là một lối ra vào và bốn bức tường. Đôi khi, riêng tư chỉ đơn giản là được che chắn hoặc được ở tại một nơi mà không ai biết đến bạn, một nơi mà bạn không gây chú ý nhiều và bị làm phiền, như một quán cà phê chẳng hạn.
Lựa chọn đồ nội thất và hệ thống tường có thể điều chỉnh và thay đổi. Nếu có thể thay đổi mà không cần vứt bỏ các thứ hay xây mới thì bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Hanlin nói “Người ta thắc mắc rằng trong tương lai phòng làm việc sẽ trông như thế nào?. Mỗi người có một ý kiến, song không ai chắc mình sẽ đúng”. “Bước thứ hai nên làm là phải lập kế hoạch càng chi tiết càng tốt, sau đó đảm bảo những điều chỉnh trong không gian làm việc có được sự linh hoạt”
Hệ thống có thể tháo lắp, các vách ngăn có thể chia nhỏ, đồ nội thất có bánh xe và tường có thể tháo lắp đều có thể định hình lại cho phù hợp với nhu cầu. “Tính thẩm mỹ nằm ở chỗ cùng một hệ thống vừa có thể tạo ra không gian riêng tư vừa có thể thay đổi cho thích hợp với không gian hợp tác”. Nếu bạn xây những bức tường kiên cố, sẽ chẳng thay đổi được gì vì chúng mãi ở đó”, Heagle nói.
Đánh giá thành công
Khi tiến hành thay đổi điều quan trọng là thông báo cho nhân viên biết. Sự đánh giá của người sử dụng sau khi triển khai dự án được vài tháng sẽ giúp bạn đưa ra những điều chỉnh và cải tiến trước khi hệ thống mới đã trở nên quen thuộc. “Một sự thay đổi “đã rồi” thật khó chịu trong khi sự thay đổi có mình tham gia thật thú vị”, Hanlin giải thích.
Luôn có những bài học được rút ra và luôn có chỗ cần được cải tiến. Nếu hoàn thành một dự án rồi không đá động gì đến nó nữa thì thật nguy hiểm. Thay vào đó hãy tiếp tục làm việc với nhà thiết kế và đối tác để khuyến khích sự hưởng ứng từ nhân viên đối với dự án sau khi nó đã hoàn tất. “Nếu các quản lý cơ sở vật chất và chủ đầu tư cùng tham gia với đội ngũ thiết kế và tiếp tục tìm hiểu, học hỏi về dự án thì khi đó cả hai phía đều biết được tình hình của nhau”. “Đôi khi vấn đề không nằm ở việc thiết kế không gian mở hay không gian đóng mà ở việc nhân viên cần thêm sự hỗ trợ; khi mà người này hoàn tất nhiệm vụ của mình không có nghĩa là họ hết bổn phận trong công việc của công ty”.
Thúc đẩy sự hưởng ứng của nhân viên vào dự án là điểm cốt lõi của toàn bộ vấn đề. Vì vậy, hãy đưa ra một loạt tình huống khác nhau và giải pháp tương ứng cho họ lựa chọn.
“Sự cộng tác là yếu tố then chốt và quyết định đến thành công của công việc. Tuy nhiên nếu cộng tác mà can thiệp sâu vào quyền riêng tư cá nhân lại phản tác dụng. Nếu cho phép nhân viên được lựa chọn thời gian, cách thức, địa điểm làm việc tùy thuộc vào tâm trạng và nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn có thể đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng tha thiết của đội ngũ nhân viên thời nay”.
